DataBank

Το φύλλο ευρετηρίου DataBank (Index 1-10) είναι ο κατάλογος περιεχομένων για τα αριθμημένα διαχωριστικά 1-10. Τοποθετήστε το πίσω από το διαχωριστικό DataBank.

Το διαχωριστικό DataBank είναι το κύριο μέρος στο οποίο μπορείτε να τοποθετήσετε τις σημειώσεις σας και άλλες σημαντικές πληροφορίες. Τα αριθμημένα διαχωριστικά 1 - 10 επιτρέπουν τη συστηματική τακτοποίηση κάθε στοιχείου των στόχων σας και των κύριων τομέων της εργασίας σας.

Το διαχωριστικό DataBank θα αποτελέσει για σας ανεκτίμητο εργαλείο - ένα ενεργό αρχείο των δραστηριοτήτων σας που θα σας φαίνεται ιδιαίτερα χρήσιμο όταν μετακινείστε. Μπορείτε να συγκεντρώνετε σχετικές πληροφορίες και να δημιουργείτε πλήρη αρχεία στα οποία μπορείτε να ανατρέχετε ανά πάσα στιγμή. Διαθέτετε απόλυτη ελευθερία προκειμένου να οργανώσετε το δικό σας τομέα DataBank ακριβώς με τον τρόπο που εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες σας, ανάγκες που αναπόφευκτα διαφέρουν σημαντικά από άτομο σε άτομο και από οργανισμό σε οργανισμό.

Μπορείτε να διαμορφώσετε το περιεχόμενο της DataBank με διάφορους τρόπους.

Υποδιαίρεση σε έργα

Ο τρόπος αυτός συνιστάται όταν εστιάζεστε σε έργα που έχετε να υλοποιήσετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα κάθε έργου σαν επικεφαλίδα για έναν από τους αριθμημένους τομείς. Προσδιορίστε τα πιο σημαντικά έργα σας. Τοποθετήστε στο αντίστοιχο αριθμημένο διαχωριστικό διάφορα φύλλα με σχετικές πληροφορίες, όπως φύλλα ανάλυσης στόχων (Goal/Projects), φύλλα προγραμματισμού έργων (Project), φύλλα ελέγχου δραστηριοτήτων (Activities Checklist), φύλλα σημειώσεων ή αντίτυπα σημαντικών εγγράφων.

Υποδιαίρεση σε τομείς ευθύνης

Ο τρόπος αυτός είναι κατάλληλος όταν προτιμάτε να διαμορφώσετε τη DataBank σύμφωνα τους κύριους τομείς της εργασίας σας. Για παράδειγμα, οι τομείς αυτοί μπορεί να είναι Μάρκετινγκ, Πωλήσεις, Παραγωγή, Διανομή, Ανθρώπινο Δυναμικό, Προμήθειες κλπ. Καθορίστε τους κύριους τομείς ευθύνης σας σύμφωνα με τους στόχους σας. Τοποθετήστε στο αντίστοιχο αριθμημένο διαχωριστικό διάφορα φύλλα με σχετικές πληροφορίες, όπως φύλλα ελέγχου δραστηριοτήτων (Activities Checklist), φύλλα συσκέψεων (Meeting), φύλλα σημειώσεων ή αντίτυπα σημαντικών εγγράφων.

Καθώς ξεκινάτε την οργάνωση της εργασίας σας, υπάρχει ένας γενικός εμπειρικός κανόνας που αξίζει να τον λάβετε υπόψη. Συνηθίζεται να αποκαλείτε "Κανόνας 80:20" και προβλέπει μια σχέση 80% - 20% μεταξύ αιτίου και αποτελέσματος, όπως ότι, για παράδειγμα, το 80% των πωλήσεων προέρχεται από το 20% των πελατών. Επίσης, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι στο 80% του χρόνου μας χρησιμοποιούμε συνήθως το 20% των πληροφοριών που διαθέτουμε ή ότι 80% των αποτελεσμάτων μας συχνά προέρχονται από 20% των εργασιών που κάνουμε. Έχοντας αυτό κατά νου, μπορείτε να καταλήξετε στον τρόπο που θα οργανώσετε τη δική σας DataBank και στο πώς θα ομαδοποιήσετε τις δικές σας πληροφορίες, π.χ. ανά κύριο αντικείμενο δραστηριότητας, ανά πελάτη ή ανά θεματολογική κατηγορία.

Αρχίστε με ένα Νοητικό Χάρτη

Η τεχνική και η ιδέα της Νοητικής Χαρτογράφησης στο συγκεκριμένο πλαίσιο είναι να αποκτήσετε δημιουργική άποψη των στόχων, των εργασιών, των υποχρεώσεων και των καθηκόντων σας.

Γράψτε τη λέξη "DataBank" μέσα σ’ έναν κύκλο στο κέντρο ενός λευκού φύλλου χαρτιού, και κατόπιν χαράξτε μια γραμμή που θα καταλήγει σε έναν από τους κύριους τομείς στους οποίους εστιάζεται η δραστηριότητά σας, όπως για παράδειγμα το όνομα ενός έργου, ενός τομέα ευθύνης ή ενός σημαντικού πελάτη. Ξεκινώντας άλλη μια γραμμή από τον κύκλο "DataBank" καταλήξτε σε έναν δεύτερο κύριο τομέα δραστηριότητας και συνεχίστε να κάνετε το ίδιο μέχρις ότου εξαντλήσετε τους κύριους τομείς εστίασης της δραστηριότητάς σας. Καθένας από τους κύριους τομείς που έχετε καταγράψει γύρω από τον κύκλο "DataBank" αντιπροσωπεύει και την επικεφαλίδα ενός αντίστοιχου τμήματος μέσα στη DataBank.

Επιλέξτε έναν από αυτούς τους κύριους τομείς και, ξεκινώντας από αυτόν, χαράξτε νέες γραμμές που θα καταλήγουν σε επιμέρους κατηγορίες δραστηριοτήτων που εμπίπτουν στο συγκεκριμένο τομέα. Έτσι, έχετε καθορίσει και τα περιεχόμενα για μία από τις επικεφαλίδες στο ευρετήριο DataBank.

Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία με τους υπόλοιπους κύριους τομείς που έχετε καταγράψει. Με αυτόν τον τρόπο, ο τελικός νοητικός σας χάρτης θα περιλαμβάνει τόσο τους κύριους τομείς εστίασης της δραστηριότητάς σας - που θα αποτελέσουν και τις επικεφαλίδες για το ευρετήριο DataBank - όσο και τις επιμέρους κατηγορίες ενεργειών - που συνθέτουν το περιεχόμενο κάθε τμήματος. Τώρα μπορείτε πια να συμπληρώσετε το δικό σας ευρετήριο DataBank (Index 1-10).

Η DataBank στην πράξη

Υπάρχουν αναρίθμητοι τρόποι για να διαχειριστείτε τους στρατηγικούς τομείς της επαγγελματικής σας δραστηριότητας χρησιμοποιώντας τη DataBank, και ο καλύτερος τρόπος είναι να βρείτε το σύστημα που εξυπηρετεί καλύτερα τον τρόπο που εσείς εργάζεστε. Πολλοί άνθρωποι ανακαλύπτουν ότι, έχοντας απλώς όλες τις απαραίτητες πληροφορίες ταξινομημένες στο κατάλληλο χώρισμα του Επαγγελματικού τους Συστήματος, μπορούν να αισθάνονται πιο ήρεμοι αλλά και να είναι πιο αποτελεσματικοί.