Πώς θα ξεκινήσετε

Μπορείτε να αρχίσετε τοποθετώντας διάφορα φύλλα στο κατάλληλη χώρο μέσα στο Επαγγελματικό σας Σύστημα. Δεν πρέπει πάντως να ξεχνάτε ότι το Επαγγελματικό Σύστημα Προγραμματισμού Time/system είναι σχεδιασμένο με γνώμονα την ευελιξία. Χρησιμοποιήστε το, λοιπόν, με όποιο τρόπο εξυπηρετεί καλύτερα τις δικές σας ανάγκες.

Παρόλο που δεν υπάρχει "σωστός" τρόπος για να οργανώσετε και να χρησιμοποιήσετε το δικό σας Σύστημα, θα σας προτείνουμε κάποιες ιδέες για να μπορέσετε να ξεκινήσετε.

Ο Τομέας Χρονικού Προγραμματισμού

Ο τομέας Χρονικού Προγραμματισμού είναι ο χώρος όπου προγραμματίζετε το χρόνο σας σε μακροπρόθεσμη, μεσοπρόθεσμη και βραχυπρόθεσμη βάση.

Το διαχωριστικό Overview προορίζεται για φύλλα ετήσιας επισκόπησης που σας δίνουν συνολική θεώρηση του μακροπρόθεσμου προγραμματισμού σας και του διαθέσιμου χρόνου σας. Εδώ μπορείτε να τοποθετήσετε το Φύλλο Ετήσιας Επισκόπησης ανά Ημέρα (Daily Overview) για το τρέχον ή και για το επόμενο έτος, καθώς και Διαγράμματα Επισκόπησης Έργων ανά Εβδομάδα ή Ημέρα (Project/Overview - Week/Day) για να έχετε συνολική οπτική άποψη των προγραμματισμένων έργων σας.

Το διαχωριστικό Plans είναι ο χώρος για μεσοπρόθεσμο προγραμματισμό δραστηριοτήτων και υποχρεώσεων. Μπορείτε να τοποθετήσετε εδώ Φύλλα Μηνιαίου Προγραμματισμού Δραστηριοτήτων (Monthly Activity Plan), καθώς και Φύλλα Μηνιαίας Επισκόπησης (Monthly Overview) για τον τρέχοντα μήνα και για τους επόμενους δύο ή τρεις μήνες.

Το διαχωριστικό Day / Week προορίζεται για τον βραχυπρόθεσμο προγραμματισμό σας. Θα πρέπει να περιέχει είτε Φύλλα Ημερήσιου Προγραμματισμού (Daily Plan) είτε Φύλλα Εβδομαδιαίου Προγραμματισμού (Weekly Plan) για τον τρέχοντα μήνα ή για περίπου τέσσερις έως έξι εβδομάδες. Τοποθετήστε τον πλαστικό σελιδοδείκτη μπροστά από το φύλλο της τρέχουσας ημέρας ή εβδομάδας για να το βρίσκετε εύκολα.

Ο Τομέας Στρατηγικού Προγραμματισμού

Ο τομέας Στρατηγικού Προγραμματισμού είναι ο χώρος όπου καθορίζετε τους στόχους σας και τους αναλύετε συστηματικά σε προγράμματα και δραστηριότητες.

Το διαχωριστικό DataBank είναι το κύριο μέρος στο οποίο μπορείτε να τοποθετήσετε τις σημειώσεις σας και άλλες σημαντικές πληροφορίες. Τα φύλλα που θα τοποθετήσετε εδώ εξαρτώνται κυρίως από την εργασία σας και από τον τρόπο που χρησιμοποιείτε το δικό σας Σύστημα. Εκτός από το Φύλλο Ευρετηρίου DataBank (Index 1-10), έχετε στη διάθεσή σας διάφορα χρήσιμα έντυπα, όπως Φύλλα Ελέγχου Δραστηριοτήτων (Activities Checklist), Φύλλα Συσκέψεων (Meeting) και Φύλλα Σημειώσεων (Notes).

Το διαχωριστικό Goals/Projects είναι ο χώρος στον οποίο προσδιορίζετε τους πιο σημαντικούς στόχους σας, οι οποίοι μπορεί να αφορούν στην εργασία σας ή στην προσωπική σας ζωή. Μπορείτε να τοποθετήσετε τρία με πέντε Φύλλα Ανάλυσης Στόχου (Goal) και ένα με τέσσερα Φύλλα Διαχείρισης Έργου (Project) ή Φύλλα Ελέγχου Δραστηριοτήτων (Activities Checklist) για κάθε στόχο σας.

Στο διαχωριστικό Meetings μπορείτε να τοποθετήσετε Φύλλα Συσκέψεων (Meeting) για να καταγράφετε πληροφορίες για τις σημαντικές συσκέψεις σας.

Το διαχωριστικό Notes προορίζεται για φύλλα που συχνά χρειάζεστε για να κρατήσετε στα γρήγορα κάποιες σημειώσεις - στο τηλέφωνο, στη διάρκεια μιας σύσκεψης ή συνάντησης κλπ. Για να μπορείτε να γράψετε αμέσως τα πράγματα που θέλετε, μπορείτε να έχετε στο συγκεκριμένο διαχωριστικό τα φύλλα που εσείς προτιμάτε για σημειώσεις, υπολογισμούς ή πρόχειρα σχέδια. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε, για παράδειγμα φύλλα με γραμμές, φύλλα με τετράγωνα ή Φύλλα Σημειώσεων (Notes). Επίσης, καλό θα είναι να έχετε εδώ δύο με τρία αντίτυπα από φύλλα όπως Goal, Project, Activities Checklist και Meeting τα οποία μπορεί να χρειαστείτε όσο βρίσκεστε μακριά από το γραφείο για δουλειές.

Ο Τομέας Πληροφοριών

Ο τομέας Πληροφοριών σάς παρέχει εύκολη και γρήγορη πρόσβαση σε γενικές πληροφορίες και στα ευρετήριά σας με τηλέφωνα και διευθύνσεις.

Στο διαχωριστικό Info μπορείτε να τοποθετήσετε διάφορα φύλλα γενικών πληροφοριών όπως

• πίνακες μετατροπής μέτρων και σταθμών
• ταξιδιωτικές πληροφορίες και χάρτες
• ιδέες για τη χρήση του Time/system
• καταλόγους, πίνακες και γραφήματα

και οποιαδήποτε άλλα στοιχεία θεωρείτε εσείς χρήσιμα.

Μη ξεχνάτε ότι επιλέγοντας Εκτύπωση Τυποποιημένων Φύλλων Time/system μπορείτε να εκτυπώσετε πολλά τυποποιημένα φύλλα για κύρια θέματα οργάνωσης και προγραμματισμού, όπως διαχείριση έργων, συσκέψεις, οικονομικός προγραμματισμός, πωλήσεις, καθώς και τομείς γενικών πληροφοριών. Μπορείτε απλώς να τυπώσετε τα φύλλα που χρειάζεστε, να τα τρυπήσετε και να τα τοποθετήσετε μέσα στο σύστημά σας.

Στο διαχωριστικό Contacts μπορείτε να τοποθετήσετε Φύλλα Ευρετηρίου Τηλεφώνων και Διευθύνσεων (Telephone/Address) για να καταχωρίζετε ταχυδρομικές διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου ή fax, διευθύνσεις e-mail, και κάθε άλλη πληροφορία που χρειάζεστε για τους ανθρώπους και τους οργανισμούς με τους οποίους έρχεστε σε επαφή.

Κάθε φύλλο έχει την αποστολή του

Τα φύλλα που σχετίζονται με κάθε τομέα σάς βοηθούν να οργανώνετε, να διαχειρίζεστε και να παρακολουθείτε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε στην πορεία προς την υλοποίηση των στόχων σας.

Ενσωματώνοντας τις πληροφορίες των υπόλοιπων φύλλων στα Φύλλα Ημερήσιου ή Εβδομαδιαίου Προγραμματισμού (Daily/Weekly Plan) διασφαλίζετε ότι οι καθημερινές σας δραστηριότητες αποτελούν λογική απόρροια του συνδυασμού στόχων και χρόνου σε μακροπρόθεσμη, μεσοπρόθεσμη και βραχυπρόθεσμη βάση.

Στη συνέχεια θα εξετάσουμε διεξοδικότερα τη δομή και τους τρόπους χρήσης των κυριότερων φύλλων του Επαγγελματικού Συστήματος και τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να αξιοποιηθούν για τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητάς σας.