11 ιδέες για καλύτερη διαχείριση του χρόνου

Αισθάνεστε την ανάγκη να γίνεται περισσότερο οργανωμένοι και πιο αποτελεσματικοί; Περνάτε τη μέρα σας δουλεύοντας πυρετωδώς και μετά αναρωτιέστε γιατί δεν είχατε κάποια απτά αποτελέσματα; Οι δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου είναι ζωτικές για όλους μας. Ωστόσο, είναι ιδιαίτερα σημαντικές για ανθρώπους σε μικρές επιχειρήσεις που πολύ συχνά χρειάζεται να καταπιάνονται με πολλές διαφορετικές εργασίες στη διάρκεια της ίδιας ημέρας. Οι ιδέες που ακολουθούν θα σας βοηθήσουν να αυξήσετε την αποτελεσματικότητά σας και να διατηρήσετε την ηρεμία και την αυτοκυριαρχία σας.

1) Συνειδητοποιήστε ότι η διαχείριση του χρόνου είναι μύθος.

Όσο καλά οργανωμένοι και αν είστε, η ημέρα έχει πάντα μόνο 24 ώρες. Ο χρόνος δεν αλλάζει. Το μόνο που μπορούμε πραγματικά να διαχειριστούμε είναι ο εαυτός μας και αυτά που μπορούμε να κάνουμε με το χρόνο που έχουμε.

2) Ανακαλύψτε πού σπαταλάτε χρόνο.

Πολλοί πέφτουμε θύματα παραγόντων που μας κλέβουν χρόνο που θα μπορούσαμε να αξιοποιήσουμε πολύ αποδοτικότερα. Ποια είναι τα πράγματα που κλέβουν το δικό σας χρόνο; Μήπως ξοδεύετε πάρα πολύ χρόνο "σερφάροντας" στο Internet, διαβάζοντας e-mail ή κάνοντας προσωπικά τηλεφωνήματα; Μπορείτε να ανακαλύψετε πώς ξοδεύετε πραγματικά το χρόνο σας τηρώντας ένα Ημερολόγιο Δραστηριοτήτων.

3) Θέστε στόχους διαχείρισης του χρόνου.

Να θυμάστε ότι η διαχείριση του χρόνου στην πραγματικότητα έχει σκοπό να σας βοηθήσει να αλλάξετε τη συμπεριφορά σας, όχι το χρόνο. Μπορείτε να ξεκινήσετε εξαλείφοντας τα πράγματα που σας κλέβουν χρόνο. Για παράδειγμα, για μια βδομάδα μπορείτε να θέσετε ως στόχο ότι δεν θα κάνετε και δεν θα δεχθείτε κανένα προσωπικό τηλεφώνημα όσο εργάζεστε.

4) Εφαρμόστε ένα σχέδιο διαχείρισης του χρόνου.

Αυτό μπορείτε να το δείτε ως προέκταση της αμέσως προηγούμενης ιδέας. Ο αντικειμενικός σκοπός είναι να αλλάξετε τη συμπεριφορά σας ώστε να επιτυγχάνετε όποιους στόχους θέτετε για τον εαυτό σας, όπως αύξηση της αποτελεσματικότητάς σας ή μείωση του στρες. Επομένως, πρέπει να ακολουθήσετε συγκεκριμένο σχέδιο που θα σας επιτρέψει, αφού θέσετε συγκεκριμένους στόχους για τη διαχείριση του χρόνου σας, να ελέγχετε αν πράγματι τους επιτυγχάνετε.

5) Χρησιμοποιήστε εργαλεία διαχείρισης του χρόνου.

Δεν φτάνει να έχετε μπροστά σας ένα σύστημα προγραμματισμού Time/system ή κάποιο άλλο έντυπο ή ηλεκτρονικό εργαλείο. Πρέπει και να το χρησιμοποιείτε, καταγράφοντας τις εργασίες, τα ραντεβού και τις συσκέψεις σας και προγραμματίζοντας τι πρόκειται να κάνετε και πότε.

6) Καθορίζετε ανελλιπώς προτεραιότητες.

Ασφαλώς, δεν αρκεί να γράφετε τα πράγματα που έχετε να κάνετε. Πρέπει να καθορίζετε την προτεραιότητα που έχει καθένα από αυτά. Επίσης, πρέπει να θέτετε ρεαλιστικές προθεσμίες. Αν σε μια συγκεκριμένη ημέρα έχετε 20 εργασίες, πόσες από αυτές μπορείτε ή χρειάζεται πραγματικά να ολοκληρώσετε; Περισσότερα για τον Καθορισμό Προτεραιοτήτων

7) Μάθετε να αναθέτετε σε συναδέλφους ή σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Όσο μικρή και αν είναι η επιχείρησή σας, δεν είναι ανάγκη να γίνεστε ο άνθρωπος για όλες τις δουλειές. Για αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου, πρέπει να επιτρέψετε σε άλλους ανθρώπους να μοιραστούν μέρος του φόρτου εργασίας σας. Μερικές φορές, αυτό προϋποθέτει την ανάθεση εργασιών σε ανθρώπους έξω από την επιχείρηση (όπως πιθανόν ήδη κάνετε με κάποιες εργασίες, όπως τα Λογιστικά, που αναθέτετε σε κάποιον εξειδικευμένο εξωτερικό συνεργάτη).

8) Καθιερώστε τυποποιημένες διαδικασίες και ακολουθήστε τις όσο είναι δυνατό.

Κάποιες εργασίες μοιάζουν μεταξύ τους ή επαναλαμβάνονται περιοδικά. Καθιερώνοντας για παρόμοιες ή επαναλαμβανόμενες εργασίες μια τυποποιημένη διαδικασία που θα μπορείτε να ακολουθείτε κάθε φορά, εξοικονομείτε χρόνο και είστε σε θέση να αντιμετωπίζετε πολύ αποτελεσματικότερα οποιεσδήποτε επείγουσες καταστάσεις.

9) Θέτετε χρονικά όρια για την ολοκλήρωση εργασιών.

Για παράδειγμα, η ανάγνωση των e-mail και οι απαντήσεις σε αυτά μπορεί να αναλώσει ολόκληρη την ημέρα σας αν δεν θέσετε κάποιο όριο. Επομένως, θέστε ένα συγκεκριμένο χρονικό όριο, για παράδειγμα μια ώρα την ημέρα, και τηρήστε το.

10) Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε κατάλληλα συστήματα οργάνωσης.

Μήπως σπαταλάτε πολύ χρόνο αναζητώντας αρχεία στον υπολογιστή σας; Αφιερώστε χρόνο για να εφαρμόσετε ένα σύστημα οργάνωσης αρχείων. Μήπως το σύστημα αρχειοθέτησης που ακολουθείτε σας καθυστερεί; Αλλάξτε το, έτσι ώστε να μπορείτε να βρίσκετε γρήγορα οτιδήποτε χρειάζεστε.

11) Μη σπαταλάτε χρόνο όσο περιμένετε.

Είτε πρόκειται για συναντήσεις με πελάτες είτε για ραντεβού με τον οδοντίατρο, είναι αδύνατο να μη ξοδέψουμε κάποιο χρόνο περιμένοντας για κάποιον ή για κάτι. Όμως δεν χρειάζεται να κάθεστε απλώς περιμένοντας. Φροντίζετε να έχετε πάντα κάτι μαζί σας, όπως μια αναφορά που πρέπει να διαβάσετε, κάποιο φύλλο λογαριασμών που θέλετε να ελέγξετε ή απλώς ένα λευκό φύλλο χαρτί (ή ένα φύλλο Activities Checklist του Time/system) για να σχεδιάσετε την επόμενη διαφημιστική σας καμπάνια. Άλλωστε, η τεχνολογία μάς επιτρέπει να εργαζόμαστε οπουδήποτε βρισκόμαστε, χρησιμοποιώντας ακόμη και το κινητό μας τηλέφωνο.

Μπορείτε πράγματι να διατηρήσετε τον έλεγχο του χρόνου σας και να επιτύχετε αυτά που εσείς θέλετε, εφόσον αντιμετωπίσετε το μύθο της διαχείρισης του χρόνου και ακολουθήσετε με αποφασιστικότητα τα βήματα που θα σας κάνουν αποτελεσματικότερους - και ευτυχέστερους.