Πώς να συνδυάζετε το Time/system με προγράμματα διαχείρισης προσωπικών πληροφοριών (PIM)

Μέρος των πληροφοριών που πρέπει να διακινούνται μέσω δικτύου είναι καλό να μεταφέρονται και στο Time/system, ιδιαίτερα για λόγους στατιστικής ανάλυσης. Παράλληλα:

Η διαχείριση όλων των πληροφοριών που πρέπει να υπάρχουν σε δίκτυο, λόγω του τρόπου εργασίας σας, θα πρέπει να γίνεται με συστηματικό τρόπο μέσω κάποιας εφαρμογής PIM. Στις πληροφορίες αυτές περιλαμβάνονται τα ραντεβού, οι διευθύνσεις και οι κοινοποιήσεις.

Πιθανόν θα σας είναι χρήσιμο να έχετε πρόχειρη μια σαφή συνολική θεώρηση αυτών των δικτυωμένων πληροφοριών, π.χ. σε εξωτερικές συναντήσεις. Επομένως, τυπώνετε τα στοιχεία που χρειάζεστε και τοποθετείτε τα στο Time/system.

Ενδείκνυται να τυπώνετε συγκεντρωτικές καταστάσεις με τα ραντεβού σας σε εβδομαδιαία ή μηνιαία μορφή για να μη χρειάζεται να τα μεταφέρετε χειρόγραφα στο Time/system. Όταν βρίσκεστε εκτός του γραφείου σας ή δεν έχετε πρόσβαση στον υπολογιστή σας, καταγράφετε τα νέα ραντεβού στο Time/system με χρωματιστό μελάνι. Έτσι, όταν θέλετε να ενημερώσετε την εφαρμογή PIM που χρησιμοποιείτε, μπορείτε να δείτε με μια ματιά ποια είναι τα νέα ραντεβού που πρέπει να καταχωρίσετε στον υπολογιστή σας. Το ίδιο μπορείτε να κάνετε και με τις διευθύνσεις.

Χρησιμοποιείτε το Time/system ως χώρο νοητικής εξάσκησης για τις μη ηλεκτρονικές, "νοητικές" στιγμές σας. Τέτοιες είναι οι στιγμές της ενατένισης του μέλλοντος και του στοχασμού, όπως ο προσδιορισμός αξιών και στόχων, η κατάστρωση προγραμμάτων, η προετοιμασία για σημαντικές συναντήσεις, η αναζήτηση δημιουργικών λύσεων και ο καθορισμός ξεκάθαρων προτεραιοτήτων.

Το Time/system, με τον καθημερινό χειρόγραφο προγραμματισμό του, θα παραμείνει το πρωταρχικό εργαλείο σας για την οργάνωση του χρόνου σας. Μπορείτε να αξιοποιείτε την καταχώριση ή μετεγγραφή ραντεβού, επαφών και εργασιών σαν ευκαιρία για να σκεφθείτε διεξοδικότερα τη συγκεκριμένη δραστηριότητα. Κλωθογυρίζοντας αυτά τα πράγματα στο μυαλό σας μ’ αυτόν τον τρόπο, κάνετε κάθε ημέρα να πάρει μορφή από πριν. Αυτό είναι και το πραγματικό νόημα της διαχείρισης του χρόνου. Κατόπιν, καθορίζετε τις προτεραιότητες και επεξεργάζεστε το αναλυτικό σας πρόγραμμα, "βουτώντας" νοητικά μέσα στην ημέρα.

Καθαρά προσωπικές σκέψεις και πληροφορίες ανήκουν στο δικό σας σύστημα Time/system.

Σημαντική υπενθύμιση: Ποτέ μη ξεχνάτε να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας. Ένας από τους μεγαλύτερους κινδύνους διαχείρισης πληροφοριών σε υπολογιστή ή ηλεκτρονικές συσκευές είναι η απώλεια όλων των αποθηκευμένων δεδομένων.

Ένα διάγραμμα του τρόπου με τον οποίο θα οργανώσετε τις πληροφορίες σας είναι το ακόλουθο: