Χαράξτε τη δική σας στρατηγική

Χρησιμοποιήστε τον τομέα DataBank για να αποφασίσετε πώς και πού θα κατανείμετε το χρόνο και τις προσπάθειές σας

Αν παρατηρήσει κανείς τον ευρωπαϊκό προϋπολογισμό και τον συγκρίνει με τον ελληνικό, θα διαπιστώσει δεκάδες διαφορές. Μία βασική διαφορά είναι η εξής: Ο ευρωπαϊκός προϋπολογισμός κατανέμει τα κονδύλια σε στόχους πολιτικής. Ο ελληνικός τα κατανέμει σε υπουργεία. Τι σημαίνει αυτό; Ότι οι Ευρωπαίοι έχουν μια μακροχρόνια στρατηγική που αποσκοπεί στην επίτευξη ορισμένων οικονομικών και πολιτικών στόχων. Οι γενικοί στόχοι εξειδικεύονται και αναλύονται σε ειδικότερους και τα κονδύλια μοιράζονται αναλόγως. (...) Η ΕΕ δίνει ή δεν δίνει κονδύλια, ανάλογα με το τι θα τα κάνει κάθε χώρα. Επειδή η ΕΕ έχει στρατηγική, καθορίζει στόχους τους οποίους χρηματοδοτεί και απορρίπτει άλλες δράσεις που θεωρεί ότι δεν εντάσσονται στους στόχους της.

Εσείς, ποια από τις παραπάνω προσεγγίσεις θα επιλέγατε προκειμένου να αποφασίσετε πώς και πού θα κατανείμετε το χρόνο και τις προσπάθειές σας; Οι ιδέες που ακολουθούν μπορεί να σας είναι ήδη οικείες. Ίσως όμως και να σας κάνουν να αναθεωρήσετε τον τρόπο που προγραμματίζετε και να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε πληρέστερα το Time/system.

Διαμορφώστε το τμήμα DataBank

Ο τρόπος με τον οποίο προγραμματίζετε πώς θα κατανείμετε το χρόνο και τις προσπάθειές σας γίνεται έμμεσα αντιληπτός από τον τρόπο που χρησιμοποιείτε - ή δεν χρησιμοποιείτε - το τμήμα DataBank στο δικό σας Time/system.

Μπορείτε να διαμορφώσετε το περιεχόμενο αυτού του τμήματος σύμφωνα με τους κύριους τομείς των καθηκόντων ή των δραστηριοτήτων σας. Έτσι, τα αριθμημένα διαχωριστικά του τμήματος DataBank θα μπορούσαν να κατανεμηθούν σε τομείς όπως Μάρκετινγκ, Παραγωγή, Διανομή, Ανθρώπινο Δυναμικό κλπ.

Υπάρχει όμως και άλλος τρόπος. Θα μπορούσατε να ξεκινήσετε καθορίζοντας ένα SMART στόχο (Συγκεκριμένο, Μετρήσιμο, Συμπεφωνημένο, Ρεαλιστικό και Χρονικά Προσδιορισμένο) για την επόμενη περίοδο που, ανάλογα με την εργασία σας, θα μπορούσε να είναι έξι μήνες, ένα έτος ή και περισσότερο.

Ας πάρουμε για παράδειγμα τον ακόλουθο - απλουστευτικά διατυπωμένο - στόχο:

Μέχρι το τέλος του έτους, θα αυξήσω κατά 10% τη συνολική αξία των πωλήσεών μου διατηρώντας σταθερό το περιθώριο κέρδους.

Αναλύστε το στόχο σας

Ακολούθως, θα πρέπει να αναρωτηθείτε: Τι πρέπει να κάνω για να επιτύχω αυτό το στόχο; Με άλλα λόγια, ποιοι είναι οι κύριοι τομείς στους οποίους πρέπει να κατανείμω το χρόνο μου και να εστιάσω τις προσπάθειές μου; Στο παραπάνω παράδειγμα, τέτοιοι τομείς μπορεί να είναι, μεταξύ άλλων, οι ακόλουθοι:

• Πρόσληψη επιπλέον πωλητών
• Εκπαίδευση νέων και υπαρχόντων πωλητών
• Ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος
• Προώθηση υπαρχόντων και νέων προϊόντων
• Αναδιάρθρωση των συστημάτων διανομής

Καθένας από τους παραπάνω τομείς θα αποτελέσει τον τίτλο για ένα από τα αριθμημένα διαχωριστικά DataBank.

Για να αναλύσετε το συνολικό στόχο σας σε επιμέρους στόχους, καθορίστε το στόχο για καθένα από τους κύριους τομείς δράσης που προσδιορίσατε.

Στο λευκό μέρος ενός Φύλλου Ελέγχου Δραστηριοτήτων (Activities Checklist), καταγράψτε το στόχο σας και στη συνέχεια αναλύστε τον με τη μέθοδο Νοητικού Σχεδιασμού (Mind Mapping) στις επιμέρους ενέργειες που θα απαιτηθούν για την επίτευξή του. Στη περίπτωση της πρόσληψης νέων πωλητών, τέτοιες ενέργειες μπορεί, για παράδειγμα, να είναι οι ακόλουθες:

• Περιγραφή της θέσης εργασίας
• Δημιουργία του κειμένου της αγγελίας
• Προσδιορισμός του συστήματος για αξιολόγηση των βιογραφικών που θα ληφθούν
• Σχεδιασμός της συνέντευξης επιλογής
• Προγραμματισμός των συνεντεύξεων κλπ.

Αφού καθορίσετε τις ενέργειες που απαιτούνται για την υλοποίηση αυτού του επιμέρους στόχου, καταγράψτε τις στο φύλλο Activities Checklist, ορίζοντας ημερομηνίες έναρξης ή περάτωσης.

Τοποθετήστε το φύλλο είτε στο χώρισμα Goals/Projects είτε στο αντίστοιχο διαχωριστικό DataBank. Μαζί μπορείτε να τοποθετήσετε κάθε άλλη πληροφορία που συνδέεται με το συγκεκριμένο επιμέρους στόχο: Ένα φύλλο σημειώσεων, ένα φύλλο τηλεφωνικού καταλόγου, ένα φύλλο σύσκεψης κλπ.

Χρησιμοποιήστε το στόχο σας ως οδηγό

Όταν ο προγραμματισμός σας ολοκληρωθεί, θα έχετε πλέον στη διάθεσή σας έναν πλήρη οδηγό ή, αν θέλετε, ένα συμβόλαιο με τον εαυτό σας, για τον τρόπο με τον οποίο θα κατανείμετε το χρόνο και τις προσπάθειές σας. Προτού εντάξετε οποιαδήποτε νέα δραστηριότητα στο πρόγραμμά σας, θα μπορείτε να ανατρέξετε στους στόχους που έχετε καθορίσει και να αναρωτηθείτε: Πόσο σημαντική είναι αυτή η ενέργεια για την επίτευξη των στόχων μου; Πώς συνδέετε με αυτούς; Με άλλα λόγια, ποια προτεραιότητα πρέπει να καθορίσω γι' αυτήν στο πρόγραμμά μου; Μήπως πρέπει να την απορρίψω εντελώς γιατί δεν εντάσσεται στους στόχους μου;