Δεν σας μένει χρόνος για προγραμματισμό;

Κι όμως, τα περισσότερα προγράμματα μπορούν να σχεδιαστούν μέσα σε ελάχιστο χρόνο!

Μήπως τα ακόλουθα σας θυμίζουν κάτι;

Έχετε τόση δουλειά που δεν σας μένει χρόνος για να προγραμματίζετε. Κι όμως, όταν ένα έργο κινδυνεύει να "τιναχθεί στον αέρα" λόγω ανεπαρκούς προγραμματισμού, κατορθώνετε να βρείτε το χρόνο για να τα "μπαλώσετε". Με δεδομένη την ανάγκη να αντιδράτε αστραπιαία σε προκλήσεις και ευκαιρίες τη στιγμή που εμφανίζονται, η αντίστροφη προσέγγιση του "πυρ-σκοπεύστε-οπλίστε" αποτελεί μερικές φορές τη μοναδική σας επιλογή.

Ωστόσο, ο σωστός προγραμματισμός πολύπλοκων, δαπανηρών ή μεγαλεπήβολων έργων, όχι μόνο αυξάνει την πιθανότητα επιτυχίας αλλά εξοικονομεί και χρόνο. Μάλιστα, τα πέντε λεπτά που αφιερώνετε στον προγραμματισμό του έργου σας μπορούν να σας εξοικονομήσουν τριάντα λεπτά στην υλοποίησή του. Αυτό σημαίνει ότι επενδύοντας μια ώρα στο ξεκίνημα, μπορείτε εξοικονομήσετε έξι ώρες - και να αποφύγετε αρκετούς πονοκεφάλους - στη συνέχεια.

Προγραμματισμός 15 λεπτών

Τα περισσότερα προγράμματα ενεργειών μπορούν να σχεδιαστούν σε πολύ λίγο χρόνο. Δοκιμάστε μια απλή άσκηση. Επιλέξτε ένα επικείμενο έργο που προϋποθέτει κάποιο προγραμματισμό. Πάρτε ένα λευκό χαρτί ή, ακόμη καλύτερα, ένα Φύλλο Ελέγχου Δραστηριοτήτων (Activities Checklist) του Time/system από την αρχειοθήκη σας. Ο προγραμματισμός έργων γίνεται καλύτερα στο χαρτί.

Αρχικά γράψτε το αντικείμενο του έργου. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, σαν αντικείμενο θα ορίσουμε τη "δημιουργία ιστοσελίδας". Σ' αυτό το στάδιο του προγραμματισμού καθορίζετε το "τι" θέλετε να επιτύχετε. Οι περισσότεροι πηδούν από το αντικείμενο ("τι") στις ενέργειες ("πώς"). Δυστυχώς, έτσι μένει αναπάντητο ένα ερώτημα που είναι καίριο για κάθε εγχείρημα - "γιατί"!

Καθορίστε πού θέλετε να καταλήξετε

Το επόμενο βήμα είναι να βάλετε για λίγο στην άκρη το αντικείμενο και να αναρωτηθείτε, "ποιος είναι ο στόχος ή ο σκοπός αυτού του έργου;". Με μια πρώτη ματιά, το "γιατί" μπορεί να μοιάζει ολοφάνερο. Αν το αντικείμενο είναι η δημιουργία ιστοσελίδας, μπορείτε να πείτε ότι ο σκοπός είναι να προωθήσετε τον οργανισμό σας στο Διαδίκτυο. Ωστόσο, όταν εφορμούμε ολοταχώς χωρίς να γνωρίζουμε επακριβώς πού πηγαίνουμε, είναι δύσκολο να αποφύγουμε κάποιες λακκούβες - κάτι που θα έχει σαν συνέπεια τη σπατάλη χρόνου και πόρων.

Η λύση είναι μια απλή νοητική άσκηση, η "νοερή απεικόνιση της αίσιας έκβασης". Δημιουργώντας μια νοερή εικόνα του επιθυμητού αποτελέσματος μπορείτε να "δείτε" τον προορισμό σας μέσα από την ομίχλη όλων των άλλων καθημερινών δραστηριοτήτων που προσπαθούν να αποσπάσουν την προσοχή σας. Επιπλέον, ένας ξεκάθαρα προσδιορισμένος στόχος αποτελεί το πηδάλιο που θα σας καθοδηγήσει στο στάδιο του προγραμματισμού και, στη συνέχεια, της υλοποίησης. Επίσης, ο στόχος θα αποτελέσει αργότερα την άγκυρα που θα σας επιτρέψει να αποτιμήσετε την επιτυχία του έργου μετά την ολοκλήρωση.

Στην περίπτωση του παραδείγματος της ιστοσελίδας, η νοερή απεικόνιση του επιθυμητού αποτελέσματος θα μπορούσε να οδηγήσει στον ακόλουθο στόχο: να δημιουργηθεί μέσα σε συγκεκριμένη προθεσμία ιστοσελίδα φιλική προς τον χρήστη που θα πληροί συγκεκριμένα και λεπτομερώς προσδιορισμένα κριτήρια.

Διαθέτοντας σαφή αντίληψη όσον αφορά στο πού θέλετε να καταλήξετε, είστε τώρα έτοιμοι να στρέψετε την προσοχή σας στο "πώς". Στύψτε το μυαλό σας για να κατεβάσετε όσες περισσότερες ιδέες μπορείτε για τους διάφορους τρόπους (προσεγγίσεις, επιλογές, εναλλακτικές λύσεις) με τους οποίους θα μπορούσατε να επιτύχετε το στόχο σας.

Ως εδώ, έχετε καθορίσει το αντικείμενο, το στόχο και την προσέγγιση. Τώρα έρχεται το στάδιο του προγραμματισμού ενεργειών. Μπορείτε να αρχίσετε να γράφετε αμέσως τις διαδοχικές ενέργειες. Όμως, σε πολυσύνθετα έργα, είναι καλύτερα να χωρίζετε το έργο σε κύρια τμήματα. Δύο τμήματα του έργου δημιουργίας ιστοσελίδας θα μπορούσαν να είναι (α) σύνδεσμοι με ιστοσελίδες συνεργατών και (β) συνεχής υποστήριξη. Για κάθε κύριο τμήμα, καθορίστε ενέργειες και προθεσμίες.

Ο προγραμματισμός έργων δεν χρειάζεται να είναι χρονοβόρα ή βαρετή δουλειά. Έχοντας σαν οδηγό το Σύστημα Προγραμματισμού Time/system, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι το έργο σας θα στεφθεί με επιτυχία!