Συνήθεις μύθοι για την παραγωγικότητα

Η αυξημένη αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα είναι άξιοι στόχοι, αλλά υπάρχουν πολλές παρανοήσεις, καθώς και αρκετοί μύθοι, γύρω από τον τρόπο επίτευξή τους.

Ακόμη και σήμερα ακούς ανθρώπους στη χώρα μας να μιλούν για την "ανάγκη αύξησης της παραγωγικότητας". Ωστόσο, πέρα από την ανάγκη αποσαφήνισης αυτής καθαυτής της έννοιας της παραγωγικότητας, θα πρέπει να απαλλαγούμε από κάποιους μύθους που συνδέονται με αυτή.

Για να είσαι παραγωγικός πρέπει να εργάζεσαι πιο σκληρά

Οι αυξήσεις παραγωγικότητας που επιτυγχάνονται με την απειλή του μαστιγίου, με απειλές και με εκφοβισμό είναι βραχύβιες μέθοδοι που αποφέρουν βραχύβια αποτελέσματα. Ο καλύτερος τρόπος για να παρακινήσεις τους ανθρώπους να κάνουν ό,τι καλύτερο μπορούν είναι μέσα από προγύμναση, σεβασμό, επαγγελματική ανάπτυξη, αυξημένη ευθύνη, αναγνώριση και εμπιστοσύνη.

Για να είσαι παραγωγικός πρέπει να εργάζεσαι περισσότερες ώρες

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το να εργάζεσαι σκληρότερα και περισσότερο ενισχύει την παραγωγικότητα. Αλλά καθώς περνούν οι ημέρες και οι εβδομάδες, οι συνθήκες αυτές ενισχύουν επίσης τη δυσαρέσκεια για την εργασία και την εργασιακή εξουθένωση (burnout). Οι υπερωρίες είναι βραχυπρόθεσμα ωφέλιμη μέθοδος. Μακροπρόθεσμα, οι αριθμοί δεν βγαίνουν. Ακόμη και μετά από μία μόνο ημέρα 8 ωρών, η παραγωγικότητα φθίνει καθώς οι ώρες περνούν.

Για να είσαι παραγωγικός πρέπει να είσαι απασχολημένος κάθε στιγμή

Ο σύγχρονος χώρος εργασίας είναι γεμάτος περισπασμούς. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, άμεσα μηνύματα, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ιστότοποι και ενημερώσεις εφαρμογών μάς υποβάλλουν σε καταιγισμό διακοπών. Δεν είναι πρόβλημα να είσαι διαρκώς απασχολημένος, όμως το να είσαι παραγωγικός σημαίνει να παράγεις κάτι ωφέλιμο για την επιχείρησή σου. Μένε εστιασμένος στην εργασία με την οποία ασχολείσαι. Πολυάσχολος δεν σημαίνει απαραίτητα παραγωγικός.

Παραγωγικότητα είναι να ακούς τον χώρο να βουίζει

Το γραφείο σας μάλλον δεν θα είναι τόσο ήσυχο όσο μια βιβλιοθήκη. Η ανοιχτή διαρρύθμιση των περισσότερων γραφειακών χώρων δεν συντελεί πάντα στην παραγωγικότητα. Διπλανές συνομιλίες, τηλεδιασκέψεις σε γειτονικούς θαλάμους, τηλέφωνα που χτυπούν χωρίς να τα σηκώνει κανείς και ηχητικές ειδοποιήσεις συχνά αποσπούν την προσοχή από την εργασία που έχετε μπροστά σας. Δώστε το παράδειγμα και περιορίστε τις θορυβώδεις επαγγελματικές σας συνήθειες.

Η παραγωγικότητα απαιτεί να κάνεις τα πάντα σύμφωνα με τους κανόνες

Μερικές φορές είναι πιο αποτελεσματικό να βλέπουμε την παραγωγικότητα σαν ένα σύνολο κατευθυντηρίων γραμμών ή υποδείξεων και όχι σαν έναν κώδικα άκαμπτων, πάγιων κανόνων. Αυτό που αποδίδει για έναν άνθρωπο δεν εξοικονομεί απαραίτητα χρόνο για κάποιον άλλο. Επιδιώξτε τον στόχο της μέγιστης παραγωγικότητας, αλλά αφήστε κάποιο περιθώριο ευελιξίας για τον τρόπο με τον οποίο θα τον επιτύχετε.

Παραγωγικότητα είναι να μπορείς να κάνεις πολλά πράγματα συγχρόνως

Πολυδιεργασία (κοινώς multitasking) είναι η ταυτόχρονη εκτέλεση δύο ή περισσότερων εργασιών. Οι σύγχρονοι υπολογιστές το κάνουν πολύ αποτελεσματικά. Η έρευνα δείχνει ότι κάθε ξεχωριστή εργασία πάσχει από την άποψη αποτελεσματικότητας όταν οι άνθρωποι κάνουν πολλές εργασίες ταυτόχρονα. Να συγκεντρώνεστε σε μια εργασία, να την τελειώνετε και κατόπιν να προχωρείτε στην επόμενη. Είναι και πιο γρήγορο και πιο αποτελεσματικό. Αφήστε το multitasking στα τεχνολογικά μέσα που έχουν κατασκευαστεί για αυτόν τον σκοπό.

Η ποσότητα μετράει

Η ποσότητα και η ποιότητα συνδέονται άρρηκτα. Η ποσότητα μετράει όσο δεν αποβαίνει σε βάρος της ποιότητας. Δεν χρειάζεται να σκεφτεί κανείς παρά την πρόσφατη κρίση με τα ενυπόθηκα δάνεια για να διαπιστώσει τι παθαίνουν οι πελάτες και οι επιχειρήσεις όταν η ποσότητα εκτινάσσεται και η ποιότητα πέφτει.

Για να είσαι παραγωγικός πρέπει μετράς τα αποτελέσματά σου

Οι μετρήσεις είναι τόσο χρήσιμες όσο και αυτό που μετρούν. Αν μετράς εισροές, όπως πόσα τηλεφωνήματα πώλησης πραγματοποιήθηκαν, μπορείς να υπολογίσεις το κόστος ανά κλήση. Αν όμως μετράς παραγόμενο έργο, όπως οι πωλήσεις που έγιναν, μπορείς να υπολογίσεις το κόστος ανά πώληση. Η μέτρηση εκροών μπορεί να είναι πιο δύσκολη από τη μέτρηση εισροών, αλλά είναι επίσης πιο χρήσιμη ως οδηγός για τη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων.

Εν κατακλείδι...

Σχεδόν κάθε επιχείρηση και κάθε άτομο έχει την αποστολή να κάνει περισσότερα πράγματα με λιγότερους πόρους. Η αυξημένη αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα είναι άξιοι στόχοι, αλλά υπάρχουν πολλές παρανοήσεις, καθώς και αρκετοί μύθοι, γύρω από τον τρόπο επίτευξή τους. Ας μη ξεχνάμε, λοιπόν, την αρχή του Peter Drucker όσον αφορά στη διαφορά ανάμεσα στην αποδοτικότητα, δηλαδή την ορθή εκτέλεση εργασιών, και στην αποτελεσματικότητα, δηλαδή την εκτέλεση των ορθών εργασιών!