Πρακτικές ιδέες για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα

Ως χρήστης του Time/system, διαθέτετε σημαντικό πλεονέκτημα όσον αφορά στη διαχείριση των δραστηριοτήτων σας και τον προγραμματισμό της εργασίας σας. Παρακάτω σας προτείνουμε μερικές πρακτικές ιδέες για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.

Ο κανόνας των δύο λεπτών

Πάντα να θυμάστε τον κανόνα των δύο λεπτών. Παρόλο που το Time/system προτείνει να καταγράφετε τις διάφορες εκκρεμότητές σας και τις επιμέρους δραστηριότητες, υπάρχουν ορισμένα πράγματα που δεν χρειάζεται να γράφετε καθόλου. Δοκιμάστε αυτόν τον εμπειρικό κανόνα: Αν η συγκεκριμένη δουλειά μπορεί να γίνει μέσα σε δυο λεπτά ή λιγότερο, τότε μη τη σημειώνετε - απλώς κάντε την εδώ και τώρα!

Αποτελεσματικές συσκέψεις

Για να διασφαλίζετε ότι οι αποφάσεις που λαμβάνονται στις συσκέψεις σας θα υλοποιηθούν, καταγράφετε πάντα σε ένα Φύλλο Συσκέψεων (Meeting) κάθε απόφαση ή λύση (Solution/Decision), καθώς και την αντίστοιχη προθεσμία και το όνομα του υπευθύνου για την υλοποίηση. Μετά τη σύσκεψη, φωτοτυπήστε το συμπληρωμένο φύλλο και μοιράστε το σε όλους όσους συμμετείχαν ή τους οποίους αφορούν οι αποφάσεις.

Αποφεύγετε την υπερφόρτωση

Κρατάτε το Σύστημά σας "ελαφρό και τακτοποιημένο". Χρησιμοποιείτε το σαν εργαλείο πρόβλεψης και προγραμματισμού και όχι σαν χώρο γενικής αρχειοθέτησης που τελικά μπορεί να καταλήξει σε συμφόρηση και αδράνεια.

Το μηνιαίο πρόγραμμα

Αν χρησιμοποιείτε μόνο το εξωτερικό μισό από το ανάπτυγμα του Φύλλου Μηνιαίας Επισκόπησης (Monthly Overview) για να καταγράφετε τα ραντεβού σας, τότε μπορείτε να χρησιμοποιείτε το άλλο μισό για να σημειώνετε είτε δραστηριότητες τρίτων είτε προσωπικές ή οικογενειακές δραστηριότητες (π.χ. το πρόγραμμα άθλησης ή τα μαθήματα ξένων γλωσσών των παιδιών).

Γρήγορες σημειώσεις

Η πίσω πλευρά του Ημερήσιου Φύλλου Προγραμματισμού (Daily Plan) είναι κατάλληλος χώρος για να καταγράφονται πληροφορίες που αφορούν σε δραστηριότητες της συγκεκριμένης ημέρας, όπως σημειώσεις ή θέματα προς συζήτηση για ένα ραντεβού ή στοιχεία για μια εργασία. Ωστόσο, μην αποκτήσετε τη συνήθεια να γράφετε σε αυτή τη σελίδα σημειώσεις που δεν αφορούν αποκλειστικά στη συγκεκριμένη ημερομηνία γιατί αργότερα θα δυσκολευθείτε αρκετά να επιστρέψετε σε αυτές. Αντί για αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιείτε το τμήμα Notes ή να αφιερώσετε στη DataBank ένα ιδιαίτερο χώρισμα για γενικές σημειώσεις στο οποίο θα μπορείτε να ανατρέχετε εύκολα.

Προγραμματισμός δραστηριοτήτων

Πολλοί άνθρωποι υπερφορτώνουν τις σελίδες του ημερολογίου του αλλά λίγες από τις δραστηριότητες που γράφουν ΠΡΕΠΕΙ να γίνουν τη συγκεκριμένη ημέρα και σε συγκεκριμένη ώρα. Τέτοιες χρονικά ευαίσθητες δραστηριότητες είναι ραντεβού ή συσκέψεις, καθώς και επαφές (επιστολές, τηλεφωνήματα, fax ή e-mail) ή εργασίες που έχετε προγραμματίσει να κάνετε οπωσδήποτε μέσα στην ημέρα. Οτιδήποτε άλλο, το οποίο απλώς πρέπει να γίνει μέσα σε κάποια προθεσμία, ανήκει στο Φύλλο Προγραμματισμού Δραστηριοτήτων (Activity Plan) του αντίστοιχου μήνα. Με τον τρόπο αυτό αποφεύγουμε την απογοητευτική ρουτίνα να μετεγγράφουμε ανολοκλήρωτες εργασίες από μέρα σε μέρα.

Οργάνωση της εργασίας άλλων

Αν διευθύνετε άλλους ανθρώπους, χρησιμοποιείτε ένα ξεχωριστό Φύλλο Ελέγχου Δραστηριοτήτων (Activities Checklist) για να παρακολουθείτε, εφόσον χρειάζεται, τα πράγματα που έχετε αναθέσει σε κάθε υφιστάμενό σας. Κρατάτε το φύλλο σε ιδιαίτερο χώρισμα της DataBank που έχετε αφιερώσει σε θέματα διεύθυνσης προσωπικού. Επίσης, για κάθε υφιστάμενό σας, κρατάτε ένα Φύλλο Σημειώσεων (Notes) με θέματα που αφορούν στην επικοινωνία με κάθε υφιστάμενο.

Στην αρχή κάθε χρονιάς

Η αρχή κάθε νέου χρόνου είναι άριστη ευκαιρία για να ξεκαθαρίσετε το Σύστημά σας και να το κάνετε πιο αποτελεσματικό. Εξετάστε ένα προς ένα όλα τα τμήματα του Συστήματός σας και αφαιρέστε φύλλα ή πληροφορίες που δεν χρειάζεται πλέον να έχετε διαρκώς μαζί σας. Μεταφέρετε όλα αυτά τα φύλλα σε κάποιο ντοσιέ αρχειοθέτησης. Μη ξεχνάτε ότι το Σύστημά σας είναι πιο αποτελεσματικό όταν μεταφέρετε μόνον αυτά που πράγματι χρειάζεστε. Παραπανίσιες φόρμες και σημειώσεις απλώς προκαλούν ακαταστασία και σας δυσκολεύουν να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε.