Συσκέψεις: Πώς μπορούμε να τις κάνουμε πιο παραγωγικές;

“Αναθεματισμένες Συσκέψεις” (Meetings, bloody meetings) είναι ο τίτλος μιας εξαιρετικά δημοφιλούς εκπαιδευτικής ταινίας της Video Arts. Και, πράγματι, η ιδέα μιας σύσκεψης φαίνεται να αποκαρδιώνει αρκετούς ανθρώπους. Συνδέεται με πλήξη, απογοήτευση και σπατάλη πολύτιμου χρόνου.

Κι όμως, όλοι ξέρουμε ότι δεν μπορούμε να διευθύνουμε χωρίς συσκέψεις. Δεν είναι δυνατό να εργαστούμε ομαδικά αν δεν μαζευτούμε για να εξετάσουμε προβλήματα και να πάρουμε αποφάσεις. Η λύση ασφαλώς είναι να διεξάγουμε ορθές και παραγωγικές συσκέψεις.

Υπάρχουν ορισμένες θεμελιώδεις αρχές και διαδικασίες για να καταστήσουμε τις συσκέψεις μας πιο παραγωγικές και ικανοποιητικές, πιο κατάλληλες για τις ανάγκες της εργασίας και πιο σύντομες. Θα μπορούσαμε να συνοψίσουμε τις αρχές αυτές στα ακόλουθα πέντε κύρια βήματα:

1. Προπαρασκευή

Kαθορίστε τους στόχους της σύσκεψης εκ των προτέρων και αποφασίστε τι θέλετε να επιτύχετε με αυτήν.

2. Ενημέρωση

Bεβαιωθείτε ότι όσοι πρόκειται να συμμετάσχουν γνωρίζουν τι πρόκειται να συζητηθεί, για ποιο λόγο πρόκειται να συζητηθεί και σε τι αποσκοπεί η συζήτηση. Προβλέψτε ποιους ανθρώπους και ποιες πληροφορίες χρειάζεστε για τη σύσκεψη.

3. Οργάνωση

Kαταρτίστε την ημερήσια διάταξη σχεδιάζοντας τη λογική αλληλουχία των θεμάτων και αποφασίστε πόσο χρόνο θα διαθέσετε σε κάθε θέμα. Mην αφήνετε τα θέματα που είναι απλώς επείγοντα να αναλώνουν περισσότερο χρόνο από αυτά που είναι σημαντικά.

4. Δομή και έλεγχος

Δομήστε τη συζήτηση σε στάδια ώστε η παρουσίαση των στοιχείων να γίνει πριν από την ανάλυσή τους και η ανάλυση των στοιχείων πριν από τη λήψη των αποφάσεων. Kρατάτε τα στάδια διαχωρισμένα και μην επιτρέπετε στους άλλους να πηδούν σε επόμενα θέματα ή να επιστρέφουν σε όσα ήδη συζητήθηκαν.

5. Ανακεφαλαίωση και καταγραφή

Aνακεφαλαιώστε και καταγράψτε όλες τις αποφάσεις, σημειώνοντας το όνομα του ατόμου που αναλαμβάνει τις οποιεσδήποτε ενέργειες, καθώς και την ημερομηνία για την ολοκλήρωση των ενεργειών.

Βοήθεια από το Time/system

Το Επαγγελματικό Σύστημα Προγραμματισμού (Business System A5) του Time/system μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τις συσκέψεις σας πιο παραγωγικές με το Φύλλο Meeting. (Αν ήδη χρησιμοποιείτε το Time/system, ανατρέξτε στο χώρισμα “Meeting” της αρχειοθήκης σας.)

Το φύλλο αυτό σας παρέχει τη δυνατότητα να καταγράφετε και να παρακολουθείτε όλα τα παραπάνω. Συγκεκριμένα περιλαμβάνει κατάλληλα σημεία για την καταγραφή των ακόλουθων στοιχείων:

Αντικείμενο της σύσκεψης (Theme)

Ημερομηνία (Date)

Στόχος (Goal): Μια σύσκεψη πρέπει πάντα να έχει σαφή στόχο. Διαφορετικά, αποτελεί σπατάλη χρόνου.

Προβλεπόμενη ώρα έναρξης (Start) και περάτωσης (End) και χώρος διεξαγωγής (Venue) της σύσκεψης

Άτομα που θα πρέπει να συμμετάσχουν (Participants)

Θέμα (Item). Τα επιμέρους θέματα της ημερήσιας διάταξης πρέπει να καταγράφονται με σειρά προτεραιότητας και να συζητιούνται σύμφωνα με τη σπουδαιότητά τους. Επίσης, για κάθε ζήτημα πρέπει να προκαθορίζετε συγκεκριμένη χρονική διάρκεια συζήτησης.

Πριν από κάθε σύσκεψη, μπορείτε να συμπληρώνετε ένα Φύλλο Συσκέψεων με όλα τα παραπάνω στοιχεία και να διανέμετε έγκαιρα αντίγραφα σε όσους πρόκειται να συμμετάσχουν. Έτσι υλοποιείτε με τον καλύτερο τρόπο το στάδιο της Ενημέρωσης.

Πριν τη σύσκεψη, κατά τη διάρκειά της και μετά από αυτήν, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τον κενό χώρο του φύλλου για να καταγράφετε προσωπικές σας σημειώσεις.

Για κάθε θέμα, σημειώστε τις απόψεις σας και, κατά τη σύσκεψη, την αντίστοιχη απόφαση ή λύση (Solution/Decision).

Το Φύλλο Συσκέψεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί έτσι ώστε εσείς και όσοι συμμετέχουν στην ομάδα σας να διαθέτετε τυποποιημένα φύλλα Ημερήσιας Διάταξης πριν και στη διάρκεια των συσκέψεών σας και Ενεργειών προς Υλοποίηση μετά από αυτές.

Καλή επιτυχία!

Οι παραπάνω ιδέες προέρχονται από την ταινία Meetings, Bloody Meetings της Video Arts που είναι πιθανόν η δημοφιλέστερη εκπαιδευτική ταινία όλων των εποχών. Eκατομμύρια άνθρωποι σ' ολόκληρο τον κόσμο την έχουν δει και έχουν απορροφήσει τα εκπαιδευτικά της μηνύματα, ενώ ακόμα περισσότεροι εξακολουθούν να εκπαιδεύονται σήμερα σε τακτική βάση με αυτή την ταινία. Η ταινία διατίθεται μεταγλωττισμένη στα Ελληνικά με τίτλο Απερίσκεπτες Συσκέψεις από την PANOPTRON.