Πρακτικές ιδέες για την εξοικονόμηση χρόνου

Σύμφωνα με έρευνα πάνω στις εργασιακές συνήθειες στελεχών και επαγγελματιών στη Μ. Βρετανία, οκτώ στα δέκα άτομα εργάζονται τόσο πολλές ώρες που δημιουργούνται καβγάδες στο σπίτι τους και φθείρονται οι κοινωνικές τους σχέσεις. Πάνω από τα τρία τέταρτα (78%) αισθάνονται ότι δεν περνούν αρκετό χρόνο με τις οικογένειές τους και τους φίλους τους, ενώ το 57% χρειάστηκε τουλάχιστον σε μια περίπτωση να ακυρώσει κάποιες διακοπές ή κάποιο Σαββατοκύριακο εξαιτίας της πίεσης της δουλειάς.

H έρευνα αποκαλύπτει ότι τα άτομα αυτά συχνά απορροφούνται τόσο από τα καθήκοντά τους ώστε ξεχνούν σημαντικές ημερομηνίες, με το 65% να παραδέχεται ότι απουσιάζει από γενέθλια και επετείους. Περισσότεροι του 75% απ' όσους ρωτήθηκαν αισθάνονται ότι εργάζονται εξαιρετικά σκληρά, και η πλειοψηφία (54%) εργάζεται περισσότερο από δέκα ώρες την ημέρα.

Μήπως τα παραπάνω αφορούν και κάποιους από εμάς; Και γιατί, άραγε, συμβαίνει αυτό;

Μπορούμε να θεωρήσουμε σαν δεδομένο ότι οι περισσότεροι από εμάς γνωρίζουμε να κάνουμε κατάλογο με τις καθημερινές δουλειές μας, να θέτουμε προτεραιότητες ανάλογα με το πόσο “επείγουσα” ή “σημαντική” είναι κάθε εργασία, και να χρησιμοποιούμε κάποιο κατάλληλο εργαλείο προγραμματισμού - όπως το Επαγγελματικό Σύστημα Προγραμματισμού (Business System) του Time/system - για τη διαχείριση του χρόνου μας. Δυστυχώς, δεν είναι εκεί το πρόβλημα.

Tο πρόβλημα είναι να οργανώνουμε την ημέρα μας ώστε να διεκπεραιώνουμε όλες τις δουλειές που έχουμε καθημερινά στον κατάλογό μας και, το πιο βασικό, να είμαστε σε θέση να αντιμετωπίζουμε όλα τα εμπόδια που μπορεί να προκύψουν, όπως τηλεφωνήματα, απροσδόκητοι επισκέπτες, συνάδελφοι που εμφανίζονται στην πόρτα μας για μια “γρήγορη κουβεντούλα”. Πρόκειται για τα γνωστά και καθημερινά προβλήματα που, δυστυχώς, όλοι γνωρίζουμε.

Κι όμως, υπάρχουν κάποιοι απλοί τρόποι για να αντιμετωπίσουμε αυτά τα προβλήματα. Αφορούν σε πρακτικά ζητήματα της καθημερινής εργασίας μας. Να μερικοί από αυτούς:

Η προσωπική σας οργάνωση

Διατηρείτε κατάλληλα οργανωμένο γραφείο

Εφαρμόζετε κατάλληλο σύστημα αρχειοθέτησης

Κάνετε ημερήσιο κατάλογο ή πρόγραμμα και ακολουθείτε το

Καθορίζετε προτεραιότητες

Υπολογίζετε πόσος χρόνος απαιτείται για κάθε εργασία

Δίνετε στον εαυτό σας προσωπικό χρόνο αν χρειάζεται

Ο τρόπος εργασίας σας

Τελειώνετε μια δουλειά προτού προχωρήσετε στην επόμενη

Επικεντρώνετε την προσοχή σας σε περιορισμένο αριθμό εργασιών

Το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο

Απενεργοποιήστε την ειδοποίηση για νέα μηνύματα

Χρησιμοποιείτε σωστά τη γραμμή θέματος

Χρησιμοποιείτε προσεκτικά τα ομαδικά e-mail

Διατηρείτε τακτοποιημένη την εισερχόμενη ηλεκτρονική σας αλληλογραφία

Απαντάτε στα e-mail αμέσως

Μην ελέγχετε μανιωδώς τα e-mail

Κρατάτε το e-mail της εργασίας σας μόνο για εργασία

Μη ξοδεύετε άσκοπα χρόνο στο Internet

Τα τηλεφωνήματά σας

Περιορίστε τη διάρκεια των τηλεφωνημάτων σας

Γράφετε κατάλογο των ζητημάτων που σκοπεύετε να θίξετε στο τηλεφώνημα

Κρατάτε το τηλεφώνημα στο θέμα

Κάνετε τα τηλεφωνήματά σας κατά ομάδες και χρησιμοποιείτε εκτροπή κλήσεων ή φωνητικό ταχυδρομείο όταν είναι ανάγκη

Οι άλλοι άνθρωποι

Μην αφήνετε να σας διακόπτουν

Να είστε σκληροί με το χρόνο αλλά ευγενικοί με τους ανθρώπους

Να είστε κατηγορηματικοί

Να είστε διατεθειμένοι να αναθέσετε εργασίες

Περιορίστε τις συναναστροφές στον ελεύθερο χρόνο σας

Να λέτε όχι σε δουλειές που δεν είναι δικές σας

Οι συσκέψεις σας

Μη σπαταλάτε το χρόνο των άλλων

Αρχίζετε και τελειώνετε στην προκαθορισμένη ώρα

Έχετε ημερήσια διάταξη με σαφείς αντικειμενικούς στόχους

Μην επιτρέπετε παρεκκλίσεις ή διακοπές