Καταγράψτε, φιλτράρετε και οργανώστε τις δραστηριότητές σας

Όταν ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή σας αρχίσει να γεμίζει, τι κάνετε; Αλλάζετε σκληρό δίσκο; Ή μήπως κάνετε ξεκαθάρισμα στα αρχεία σας;

Μερικές φορές η ζωή γίνεται περίπλοκη. Έχουμε να διαχειριστούμε δεσμεύσεις απέναντι στον εαυτό μας ή σε τρίτους, καθώς και δεσμεύσεις άλλων απέναντι σε εμάς. Έχουμε να επικοινωνήσουμε με την οικογένειά μας, με φίλους και με συναδέλφους. Βομβαρδιζόμαστε διαρκώς με πληροφορίες. Η προσπάθεια να διατηρήσουμε όλα τα στοιχεία της ζωής μας οργανωμένα είναι συνεχής πρόκληση. Προτού όμως τα οργανώσουμε, ας συγκεντρώσουμε όλες αυτές τις πληροφορίες σε ένα μέρος ώστε να μπορέσουμε να αρχίσουμε να τις κατηγοριοποιούμε. Όταν ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή σας αρχίσει να γεμίζει, τι κάνετε; Αλλάζετε σκληρό δίσκο; Ή μήπως κάνετε ξεκαθάρισμα στα αρχεία σας; Γιατί να μη δώσετε και την ίδια ευκαιρία και στον εγκέφαλό σας;

Η νοητική επεξεργασία πληροφοριών είναι ευκολότερη από το ξεκαθάρισμα αρχείων σε έναν υπολογιστή. Πάρτε ένα Φύλλο Ελέγχου Δραστηριοτήτων (Activities Checklist) και ξεκινήστε γράφοντας οτιδήποτε σας έρχεται στο νου καθώς θα διαβάζετε τα παρακάτω. Γράψτε απλώς το ένα πράγμα κάτω από το άλλο και μην ασχοληθείτε με την ταξινόμησή του.

Αναλογιστείτε τη δουλειά σας, το γραφείο σας, τα χαρτιά σας κλπ. και σκεφτείτε:

Προγράμματα ενεργειών στα οποία ήδη εργάζεστε ή πρόκειται να ξεκινήσετε στους επόμενους μήνες.

Σχέδια που δεν έχετε ακόμη προγραμματίσει αλλά με τα οποία θα θέλατε πολύ να ασχοληθείτε αν είχατε το χρόνο.

Προγράμματα ενεργειών που χρειάζεται να αναθέσετε σε άλλους ή πρέπει να παρακολουθήσετε.

Περιοδικές δραστηριότητες (π.χ. μηνιαίες αναφορές)

Τηλεφωνήματα που πρέπει να κάνετε

Μηνύματα e-mail, επιστολές ή fax που πρέπει να στείλετε

Οτιδήποτε πρέπει να γράψετε ή να διαβάσετε ή να δείτε στο Internet

Πράγματα που περιμένετε από άλλους (π.χ. μια απάντηση, ένα τηλεφώνημα, πληροφορίες κλπ.)

Οποιαδήποτε εκκρεμότητα έχετε γραμμένη σε κάποια λίστα ή σε κάποιο αυτοκόλλητο χαρτάκι.

Πράγματα που πρέπει να πείτε σε ανθρώπους με τους οποίους επικοινωνείτε τακτικά

Οτιδήποτε πρέπει να προγραμματίσετε ή να αναπρογραμματίσετε

Αναλογιστείτε τον εαυτό σας, την οικογένειά σας και τους φίλους σας και σκεφτείτε:

Διακοπές, εκδηλώσεις ή άλλες δραστηριότητες που απαιτούν προγραμματισμό

Το σχολείο, τα αθλήματα, τα φροντιστήρια και άλλες δραστηριότητες των παιδιών σας

Διάφορα ραντεβού που πρέπει να κλείσετε (π.χ. γιατρός, οδοντίατρος, ορθοδοντικός, οφθαλμίατρος, δικηγόρος κλπ.)

Πράγματα που χρειάζονται καθάρισμα, μεταποίηση, συντήρηση ή επισκευή (ρούχα, παπούτσια, τσάντες, ηλεκτρικές συσκευές, αυτοκίνητο κλπ.)

Οικονομικά ζητήματα (τραπεζικές συναλλαγές, οικονομικός προγραμματισμός, ασφαλίσεις κλπ.)

Δώρα ή ευχετήριες κάρτες για προσεχείς περιστάσεις (γενέθλια, εορτές, επέτειοι κλπ.)

Αλληλογραφία που πρέπει να φροντίσετε

Πράγματα που περιμένετε από άλλους (π.χ. μια απάντηση, ένα τηλεφώνημα, πληροφορίες κλπ.)

Οποιαδήποτε εκκρεμότητα έχετε γραμμένη σε κάποια λίστα ή σε κάποιο αυτοκόλλητο χαρτάκι

Πράγματα που πρέπει να πείτε σε μέλη της οικογένειά σας, φίλους ή άλλους ανθρώπους με τους οποίους επικοινωνείτε τακτικά

Δραστηριότητες για λέσχες, σωματεία ή οργανισμούς των οποίων είστε μέλος

Άθληση, διάβασμα ή ερασιτεχνικές ασχολίες

Θρησκευτικές ή πνευματικές δραστηριότητες

Αναλογιστείτε το σπίτι σας και σκεφτείτε:

Διάφορες δουλειές που έχετε να κάνετε

Πράγματα που πρέπει να αγοράσετε

Εργασίες συντήρησης, διακόσμησης, ανακαίνισης ή επέκτασης

Οποιαδήποτε εκκρεμότητα έχετε γραμμένη σε κάποια λίστα, σε κάποιο αυτοκόλλητο χαρτάκι η στερεωμένη με μαγνήτη πάνω στο ψυγείο

Φροντίδα κατοικίδιων ζώων

Αναλογιστείτε το μέλλον και σκεφτείτε:

Προσωπικούς και επαγγελματικούς στόχους, οράματα, όνειρα και προσδοκίες

Πράγματα που θα θέλατε να κάνετε, να αποκτήσετε ή να επιτύχετε

Γνώσεις που θα θέλατε αποκτήσετε και πράγματα που θα θέλατε να μάθετε

Τόπους που πάντα θέλατε να επισκεφθείτε

Τώρα που έχετε γράψει τα πάντα στο χαρτί, εξετάστε τον κατάλογό σας και ακολουθήστε την ακόλουθη μέθοδο φιλτραρίσματος:

Εξετάστε τα πράγματα που έχετε να κάνετε αλλά, στην πραγματικότητα, δεν χρειάζεται ή δεν θέλετε να κάνετε. Αν δεν θέλετε πραγματικά ή δεν είναι ανάγκη να ασχοληθείτε με κάποια εργασία, διαγράψτε την. Ακριβώς, σβήστε την από τη λίστα σας!

Τώρα, ποια πράγματα στον κατάλογό σας πρέπει να γίνουν αλλά όχι απαραίτητα από εσάς; Αν δεν έχετε ήδη καλή γνώση της απαιτούμενης τεχνικής, είναι καιρός να εξοικειωθείτε με την ικανότητα να αναθέτετε στη δουλειά και στο σπίτι. Αν στο σπίτι σας υπάρχει οποιοσδήποτε με ηλικία άνω των 5 ετών, πιθανότατα μπορείτε να αναθέσετε περισσότερα από όσα κάνετε. Μπορείτε να πληρώσετε κάποιον για να βάψει το δωμάτιο ή να κλαδέψει τον κήπο; Σκεφθείτε πόσο αξίζει ο δικός σας χρόνος και δοκιμάστε το. Μεταφέρετε τις εργασίες αυτές στο αντίστοιχο Φύλλο Μηνιαίου Προγραμματισμού Δραστηριοτήτων (Monthly Activity Plan), κάνοντας μια σχετική σημείωση για καθεμιά στη στήλη Ανάθεσης (Delegate to).

Εντάξει, πιθανόν έχετε ακόμη στη λίστα σας ένα σωρό πράγματα. Τώρα θα πρέπει να ξεχωρίσετε τα προγράμματα και τις εργασίες που αποσκοπούν σε σημαντικά αποτελέσματα από εκείνα που επικεντρώνονται σε λεπτομέρειες.

Ένας τρόπος για να ξεχωρίζετε το ένα από το άλλο είναι ο ακόλουθος: Εργασίες που στοχεύουν σε σημαντικά αποτελέσματα συνήθως περιγράφονται με βαρύγδουπες λέξεις (σχεδιασμός, υλοποίηση, ολοκλήρωση κλπ.), έχουν χρονική διάρκεια και απαιτούν πολλαπλά στάδια. Από την ίδια τους τη φύση, είναι υψηλής προτεραιότητας. Τα σημαντικά αυτά εγχειρήματα πρέπει να εξετάζονται τόσο από την άποψη του στόχου όσο και με προσοχή στις λεπτομέρειες που συνθέτουν την πλήρη εικόνα.

Μεταφέρετε τις εργασίες αυτές στο αντίστοιχο Φύλλο Μηνιαίου Προγραμματισμού Δραστηριοτήτων (Monthly Activity Plan), σημειώνοντας την αντίστοιχη προτεραιότητα (στήλη 1 2 3).

Κάποιες δουλειές έχουν χρονικούς περιορισμούς και πρέπει να γίνουν σε συγκεκριμένη ημέρα και ώρα, όπως η επίσκεψη στον οδοντογιατρό. Για όσα πράγματα θα πρέπει να κλείσετε ραντεβού, σημειώστε μια σχετική ένδειξη, π.χ. "Ρ", και μεταφέρετέ τα αρχικά στο αντίστοιχο Φύλλο Μηνιαίου Προγραμματισμού Δραστηριοτήτων (Monthly Activity Plan). Όταν οριστικοποιήσετε την ημέρα και ώρα, μεταφέρετέ τα στο αντίστοιχο Φύλλο Μηνιαίας Επισκόπησης (Monthly Overview).

Τι γίνεται με τα υπόλοιπα πράγματα στη λίστα σας; Όποτε είναι δυνατό, εφαρμόστε τον "κανόνα των δύο λεπτών": αν μπορείτε να κάνετε κάτι μέσα σε δυο λεπτά ή λιγότερο, απλώς κάντε το!

Σας φαίνεται δύσκολο; Δεν έχετε παρά να θυμηθείτε μια φράση του Henry Ford: "Είτε πιστεύετε ότι μπορείτε είτε πιστεύετε ότι δεν μπορείτε, έτσι κι αλλιώς έχετε δίκιο."